Selasa, 12 Oktober 2010

TATA CARA BERSIDANG

Ada beberapa catatan yang ingin saya sampai kepada Anda tentang materi ini dan pandangan atas hasil simulasi sidang yang dilakukan oleh para peserta pelatihan.
Sidang atau rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi. Penguasaan tata cara persidangan/rapat mutlak dimiliki oleh para “pemain” organisasi. Kenapa? Karena dari sidang/rapat inilah akan keluar keputusan yang mengikat dan akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu-individu yang terlibat di dalamnya, dan dari keterjebakan keputusan yang dihasilkan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persidangan/rapat:
  1. Tempat/ruangan
  2. Waktu
  3. Agenda acara/pembahasan
  4. Perlengkapan dan peralatan
  5. Peserta
  6. Tata tertib
  7. Pimpinan sidang/rapat
  8. Keputusan/kesimpulan sidang/rapat
Tempat Sidang. Perlu diperhatikan tempat berlangsungnya sidang/rapat yang memadai. Jangan melangsungkan pertemuan yang penting di tempat dimana tidak bisa berlangsung dengan baik karena persoalan gangguan, tidak nyaman, format atau posisi peserta, tidak tersedianya sarana penunjang dan sebagainya.
Waktu Sidang. Demi disiplin sidang faktor waktu mesti diperhatikan. Jangan sampai sidang berlangsung tanpa ada kepastian waktu, harus ditentukan durasi, dimulai dan diakhiri serta kapan waktu istirahat jika sidang berlangsung lama. Para peserta harus displin dengan persoalan waktu.
Agenda Pembahasan. Sebelum sidang/rapat berlangsung para peserta harus sudah tahu materi apa yang akan dibahas. Jangan sampai peserta menduga-duga maksud pertemuan, ketidakjelasan agenda pembahasan membuat sidang/rapat bisa ngelantur kemana-mana. Kalau tidak ada agenda yang jelas, maka itu kongkow-kongkow namanya, bukan bersidang:)
Perlengkapan/Peralatan. Siapkan apa saja perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan. Jika sidang/rapat berlangsung di tempat yang luas maka diperlukan pengeras suara. Dalam sidang formil perlu juga disiapkan palu untuk memutuskan/menetapkan hasil sidang/rapat.
Peserta. Siapa saja yang boleh mengikuti persidangan, dan apakah dibolehkan peninjau. Siapa yang punya hak bicara (menyampaikan pendapat) dan punya hak suara (membuat keputusan).
Tata Tertib. Harus diatur apa yang boleh dan tidak boleh, etika dan aturan main persidangan.
Pimpinan Sidang/Rapat. Pimpinan bisa dari pimpinan organisasi atau ditunjuk oleh peserta sidang. Tergantung dari jenis sidang/rapat itu sendiri. Pimpinan sidang/rapat haruslah orang yang mengerti teknik bersidang/rapat. Sukses atau gagalnya persidangan sangat ditentukan oleh keahlian dan kecakapan pimpinan. Banyak sidang berlangsung chaos dan amburadul karena kesalahan pimpinan. Pimpinan haruslah mempunyai sifat-sifat kepimpinan, berwibawa, peka, disiplin, bisa mengelola konflik, santun dan sifat-sifat positif lainnya. Pokoknya pimpinan harus bisa mengarahkan sidang ke arah keputusan secara efektif dan efisien.
Keputusan/Kesimpulan Sidang. Output product dari persidangan/rapat adalah keputusan atau menghasilkan kesimpulan. Keputusan yang dibuat tidaklah bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, diusahakan memuaskan semua pihak. Hendaknya keputusan yang dibuat mengedepankan asas musyawarah untuk mufakat, jangan langsung ambil voting. Voting adalah cara terakhir jika musyawarah-mufakat tidak tercapai.
Sewaktu para peserta pelatihan saya minta untuk mencoba simulasi sidang, banyak kejadian-kejadian lucu atau dramatis terjadi. Cara memegang palu sidang yang salah, pimpinan yang gagap atau bingung mengarahkan sidang, masuknya penyusup, suara kegaduhan, hingga sidang berlangsung chaos. Pada simulasi sidang tahun sebelumnya, saking chaos-nya, sampai-sampai pimpinan sidang diculik oleh suatu kelompok. Nah lho! Kalau pimpinan sidang diculik ‘gimana cara penyelesainnya?
Beberapa poin kunci yang saya catat kenapa sidang berlangsung kacau karena para peserta sidang tidak memperhatikan unsur-unsur sidang seperti yang saya sampaikan di atas. Sebelum sidang berlangsung, tidak ditentukan tata tertib sidang, waktu sidang, agenda pembahasan, penelusuran masalah, hingga siapa saja peserta sidang atau peninjau, siapa yang boleh bicara dan bersuara. Untuk sidang yang besar dan penting, perlu juga dibentuk tim pendukung sidang, seperti keamanan dan lainya untuk menjaga sidang dari hal-hal yang tidak diinginkan dan berlangsung dengan baik.
Contoh terbaik untuk belajar dan mengamati sidang sebenarnya adalah menonton sidang-sidang DPR/MPR kita. Banyak hal lucu dan mengecewakan terjadi, barangkali karena ketidak-tahuan mereka tentang tata-cara bersidang, atau malah sok tahu. Ada peserta sidang yang mencak-mencak, megang-megang mike sambil teriak-teriak, mengejar pimpinan sidang sambil ‘nunjuk-nunjuk dengan muka merah. Bukankah itu lucu, iyakan…? he..he..(HS)

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar